Sleutelbeheer voor autobedrijven
Een autobedrijf heeft twee sleutelstromen: de voertuigsleutels in showroom en werkplaats, waar het tempo hoog is en veel mensen rondlopen, en de overdracht aan de klant, die steeds vaker buiten openingstijden valt. Voor de eerste is er de intelligente sleutelkast die registreert wie welke sleutel pakt; voor de tweede de sleutelautomaat aan de gevel. Samen sluiten ze de twee gaten waar sleutels verdwijnen en klanten wachten.
Binnen: wie heeft de sleutel van de demo?
In een showroom liggen op elk moment de sleutels van tientallen tot honderden voertuigen: voorraad, demo’s, occasions, auto’s in de werkplaats, huur- en leenauto’s. Verkopers, monteurs, poetsers en chauffeurs pakken ze de hele dag. Een sleutelbord zegt niet wie de sleutel van de demo heeft die de klant nu wil proefrijden, en een proefrit-sleutel die niet terugkomt is aan het eind van de dag een zoektocht.
Met een Creone Keycontrol-kast meldt elke medewerker zich aan met code of badge en ziet aan de leds welke sleutels hij mag meenemen. De kast registreert uitname en retour per sleutel. De beheerder ziet in KeyWin6 wie welke auto heeft, sinds wanneer, en krijgt een melding als een sleutel niet op tijd terug is. Voor een showroom met 80 voertuigen is een 9500 SC aan de muur genoeg; een dealerbedrijf met meerdere vestigingen zet per vestiging een kast in hetzelfde systeem.
Twee koppelingen zijn hier het geld waard: de kaartlezer, zodat medewerkers de pas gebruiken die zij al hebben, en het alcoholslot, zodat niemand een voertuigsleutel krijgt die niet achter het stuur hoort.
Eerst de erkenning: de sleutelkluis
Voordat het over registreren gaat, gaat het bij een erkend bedrijf over bewaren. RDW en BOVAG stellen eisen aan de manier waarop de sleutels van klantvoertuigen worden opgeborgen, en in de praktijk komt dat neer op een sleutelkluis die getest is volgens EN 14450, klasse S1 of hoger. Wat er precies in uw erkenningsvoorwaarden staat leest u bij RDW en bij uw verzekeraar; wij leveren de kluis en noemen per model welke klasse er is afgegeven.
Deze kluizen zijn gemaakt voor autosleutels: brede haken, ruimte voor sleutelbossen en pasjes, modellen van 28 tot 768 sleutels. Ter indicatie (KluisStore, september 2026) begint zo’n kluis rond de zevenhonderdvijftig euro en loopt de grootste tot bijna vierduizend. De garagesleutelkluizen staan in de webshop. Wilt u er daarna ook bij zien wie welke sleutel pakte, dan is dat de volgende trede: de vier treden staan naast elkaar op de sleutelbeheerpagina.
Buiten: de auto is klaar, de werkplaats is dicht
Klanten brengen hun auto voor onderhoud voordat zij naar hun werk gaan en willen hem ophalen als zij terug zijn. Dat is vóór en ná uw openingstijden. Een medewerker laten wachten voor één overdracht is duur; een sleutel in de brievenbus laten vallen is een risico dat de verzekeraar niet dekt.
Een SafetyFirst sleutelautomaat aan de gevel lost beide op. Zodra de auto klaar is, maakt de werkplaats een code aan (of uw planningssysteem doet het via de API) en de klant krijgt hem per sms. Hij haalt de sleutel wanneer het hem past, en levert bij het brengen zijn sleutel in via de afstortlade. Elke handeling staat in het logboek.
Welk model voor welk bedrijf
- Werkplaats of garage met tot 16 overdrachten per dag: model P aan de muur of op sokkel, gecertificeerd volgens EN 1143-1 Grade II. Model S is het instapmodel voor dezelfde capaciteit.
- Verhuur en grotere dealerbedrijven: model N met 24 haken, EN 1143-2 klasse D-I, op de vloer. Of model W1 met 24 vakken en touchscreen als er meer dan een sleutel meegaat: papieren, tankpas, laadkabel.
- Nieuwbouw of verbouwing: model I in de gevel, uitgifte buiten, kluis binnen, tot 24 haken.
Twijfelt u tussen twee modellen, dan is de vraag die het beslist: wat ligt er ’s nachts in de automaat, en wat vraagt uw verzekeraar daarvoor? Een gecertificeerde kluis is duurder dan een degelijke kast; bij voertuigsleutels van een half miljoen aan voorraad is dat verschil snel terugverdiend. Bij een handvol sleutels van leenauto’s niet.
Veelgestelde vragen
Kan de klant ook betalen bij het ophalen?
Ja, met een Pay & Key-oplossing: de klant betaalt de factuur en krijgt pas daarna de code of de sleutel. Dat is vooral voor werkplaatsen interessant die geen onbetaalde reparaties de deur uit willen zien gaan. Vraag ernaar bij de inventarisatie.
Hoe weet ik dat de juiste klant de juiste sleutel pakt?
Elke code is gekoppeld aan één haak of vak en werkt eenmalig of binnen een tijdvenster. De klant kan alleen het vak openen dat bij zijn code hoort. In het logboek ziet u welke code wanneer is gebruikt.
Wij hebben al een sleutelkast van een ander merk. Kunnen we die koppelen?
Meestal niet; de registratie zit in de combinatie van kast, sleutelhanger en software. Wel kunt u klein starten met een Creone-kast voor de meest kritische sleutels (demo’s, huurauto’s) en de rest later overzetten, want het systeem groeit mee.