Werkt het met wat wij al hebben?
Een sleutelsysteem dat los staat van alles wat u al heeft, is een tweede administratie: dezelfde medewerkers nog een keer invoeren, dezelfde uitdiensttreding nog een keer verwerken, en één plek waar het vergeten wordt. Dit is de pagina voor de facilitair manager en de IT-afdeling: wat er aan te sluiten valt, wat dat praktisch vraagt, en wat wij niet beloven voordat we het hebben gezien.
Onze mensen hebben al een toegangspas
Dan is dat de pas waarmee ze zich ook bij de sleutelkast aanmelden. De kast is aan te sluiten op een kaartlezer of RFID-lezer, en met een koppeling naar uw toegangscontrole worden gebruikers en hun rechten uit dat systeem overgenomen in plaats van opnieuw ingevoerd. Creone levert daarvoor kant-en-klare koppelingen met onder meer ASSA ARX en Gallagher Command Centre.
Het verschil dat dat maakt zit niet bij de invoering maar bij het vertrek. Wordt iemand in uw toegangssysteem op non-actief gezet, dan vervalt daarmee ook zijn recht op de sleutels. Eén handeling, op de plek waar uw organisatie hem toch al doet.
Gebruikt u een ander merk toegangscontrole, dan is dat geen nee. Het gaat dan via de API, en dan is de volgorde: eerst kijken wat uw systeem aan de buitenkant aanbiedt, dan pas een toezegging.
Wij reserveren onze auto’s en ruimtes al ergens
Een reservering en een sleutel horen bij elkaar, en toch zitten ze meestal in twee systemen. Wie een poolauto reserveert, moet daarna nog langs een bord met haakjes waar iedereen bij kan, en wie de auto niet reserveerde kan er net zo goed bij.
Met een koppeling tussen de reservering en de kast wordt de sleutel vrijgegeven aan degene die de reservering op zijn naam heeft, en in het tijdvenster van die reservering. Creone koppelt daarvoor met Ezbooking, voor het reserveren van deelvoertuigen en ruimtes. Hotelsystemen en autoverhuursystemen worden op dezelfde manier aangesloten.
Dezelfde logica geldt voor de sleutelautomaat aan de gevel: die heeft een eigen webportaal met een API, zodat uw werkplaatsplanning of verhuursysteem de code kan aanmaken en versturen op het moment dat de auto klaargemeld wordt. De klant krijgt zijn code dan zonder dat iemand hem intypt.
Niemand rijdt onder invloed weg
De kast is aan te sluiten op een alcoholslot. Wie een voertuigsleutel wil, blaast eerst; boven de ingestelde waarde blijft de sleutel in de strip zitten. Voor een wagenpark, een gemeentewerf of een verhuurbedrijf is dat de enige maatregel die niet afhangt van de inschatting van een leidinggevende op dat moment.
Het is ook de koppeling die het meest vertelt over hoe zo’n systeem werkt: de kast beslist niet zelf iets over uw beleid, hij voert uit wat u heeft afgesproken, elke keer hetzelfde, en legt vast dat het zo gegaan is.
Wat de IT-afdeling wil weten
De vragen die bij een beveiligingsonderzoek of een architectuurtoets als eerste komen, met het antwoord erbij.
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| Komt er software op onze servers? | Nee. KeyWin6 is een clouddienst op Microsoft Azure; beheer gebeurt in de browser. Voor wie per se lokaal wil draaien is er een on-premise variant. |
| Moeten wij poorten openzetten van buitenaf? | Nee. De kast maakt zelf een uitgaande verbinding; er hoeft niets naar binnen. |
| Waar staan onze gegevens? | In de KeyWin6-omgeving in de cloud, met een dagelijkse back-up van uw database. |
| Kunnen wij erbij als het netwerk eruit ligt? | Ja, de kast blijft lokaal werken en heeft een interne batterij voor ongeveer twee uur bij stroomuitval. De gebeurtenissen komen daarna alsnog in het logboek. |
| Krijgen wij de gegevens eruit? | Ja, het logboek is doorzoekbaar op gebruiker, sleutel, afdeling en periode, en te exporteren naar CSV of PDF. |
| Wie krijgt een melding bij een alarm? | Wie u aanwijst, per e-mail. Deur, sleutel en inbraak zijn aparte gebeurtenissen. |
Wat wij niet beloven
Wij zeggen niet dat het met elk pakket werkt. Er is een API en er is een integratie-engine, en daarmee is veel aan te sluiten, maar of úw versie van úw systeem meewerkt blijkt pas als we ernaar kijken. Dus vragen wij eerst welk systeem het is, welke versie, en of er iemand is die er de leverancier op kan aanspreken. Daarna hoort u of het kan, wat het kost en wie wat doet. Een koppeling die op papier bestaat en in uw gebouw niet werkt, kost ons allebei meer dan een eerlijk nee aan de voorkant.
Neem dit mee naar het gesprek
Met deze vier antwoorden kunnen wij in één afspraak zeggen wat er mogelijk is, in plaats van het te moeten uitzoeken.
- Welk toegangscontrolesysteem heeft u, en welk type pas gebruiken uw medewerkers?
- In welk systeem staan de reserveringen van voertuigen, ruimtes of kamers?
- Waar begint en eindigt een dienstverband bij u administratief, en wie voert dat in?
- Is er een netwerkaansluiting op de plek waar de kast moet hangen, of moet die er komen?
Ontbreekt het antwoord op een van de vier, dan is dat geen probleem. Het is dan het eerste wat we samen uitzoeken.
Veelgestelde vragen
Kunnen gebruikers uit ons personeelssysteem worden overgenomen?
Dat gaat via de API, en het hangt af van wat uw systeem aanbiedt. Wij zeggen er pas ja op als we hebben gezien wat er aan de andere kant staat. Gaat het alleen om in- en uitdiensttreding, dan loopt dat in de praktijk vaak eenvoudiger via de koppeling met uw toegangscontrole, omdat die stap daar toch al wordt gezet.
Werkt een koppeling ook over meerdere vestigingen?
Ja. Meerdere kasten op meerdere locaties draaien onder dezelfde KeyWin6-omgeving, met één gebruikersbeheer en één logboek. Een koppeling legt u dan één keer aan, niet per vestiging.
Wat als wij helemaal niets willen koppelen?
Ook goed, en het is vaker de juiste keuze dan u denkt. Een kast met eigen gebruikers en codes werkt volledig zelfstandig; u voert de mensen één keer in en beheert ze in de browser. Koppelen loont zodra het aantal gebruikers groot is of het verloop hoog, want dan wordt dubbel invoeren het probleem. Bij twintig vaste medewerkers is dat niet zo.
Wie legt de koppeling aan, u of onze leverancier?
Dat spreken we per geval af, maar het uitgangspunt is dat wij het aanspreekpunt blijven. Wij regelen de kant van het sleutelsysteem en stemmen af met uw leverancier; u hoeft niet twee partijen naar elkaar te laten wijzen. Onze eigen servicedienst blijft daarna ook het nummer dat u belt.