De sleutelovereenkomst is getekend. En daarna?
Een sleutelovereenkomst is het formulier dat iemand tekent als hij een sleutel krijgt: wie, welke sleutel, sinds wanneer, en wat er geldt als hij kwijtraakt. Het is een prima instrument op de dag dat het getekend wordt. Het probleem zit in de maanden erna, want een ondertekend papier weet niet dat de sleutel is ingeleverd, en al helemaal niet dat hij dat níet is.
Wat er in een sleutelovereenkomst hoort te staan
Er is geen voorgeschreven model. Wel is er een korte lijst van dingen waar u later spijt van heeft als ze ontbreken, en die lijst is in elke organisatie dezelfde.
- Wie. Naam, functie en afdeling, en bij een externe partij ook het bedrijf en de contactpersoon daar. Een functie zonder naam is niet aanspreekbaar; een naam zonder functie zegt over een jaar niets meer.
- Welke sleutel. Het nummer van de sleutel zoals het in uw sluitschema staat, niet “de sleutel van achter”. Zonder dat nummer kunt u bij verlies niet bepalen welke cilinders eraan hangen.
- Waar hij op past. Eén regel is genoeg: hoofdsleutel, groep techniek, of kantoor 1.04. Dit is wat de ondertekenaar moet begrijpen en wat u bij een incident als eerste opzoekt.
- Vanaf wanneer, en tot wanneer. Een einddatum is het veld dat het vaakst leeg blijft en het meeste oplevert. Bij een tijdelijke kracht of een aannemer hoort daar gewoon een datum te staan.
- Wat er niet mag. Niet bijmaken, niet uitlenen, niet aan een sleutelhanger met het adres erop, en niet mee naar huis als dat niet de bedoeling is.
- Wat te doen bij verlies. Bij wie melden, en binnen hoeveel tijd. Dit is het enige onderdeel dat het gedrag van mensen echt verandert: wie weet dat er dezelfde dag gemeld moet worden, meldt eerder dan wie dat niet weet.
- Inleveren bij vertrek. Een verwijzing naar de uitdienstprocedure, zodat de sleutel op dezelfde lijst staat als de laptop en de toegangspas.
- Handtekening en datum, van beide kanten, en één exemplaar voor de ondertekenaar.
Over de kosten verhalen
In veel modellen staat een zin die de sleutelhouder aansprakelijk stelt voor de kosten van vervanging. Of u die kosten in een arbeidsrelatie ook daadwerkelijk kunt verhalen, is een vraag voor uw jurist en niet voor ons: daar gelden regels over die verder gaan dan wat een handtekening regelt. Wij geven de praktische lijst hierboven, geen juridisch advies. Laat uw eigen tekst één keer nakijken en gebruik hem daarna overal hetzelfde.
Waar de map het verliest
De overeenkomst legt één moment vast: de uitgifte. Alles wat daarna gebeurt, gebeurt buiten het papier om.
- Iemand levert zijn sleutel in bij een collega die er net langsloopt. Het formulier blijft in de map staan, dus op papier heeft hij hem nog.
- Iemand leent zijn sleutel een middag uit. Op papier is er niets veranderd, in werkelijkheid alles.
- De collega die de map bijhield gaat weg, en de map wordt een la.
- Er is een incident, en de vraag is wie er gisteravond na achten binnen kon. De map kan die vraag niet beantwoorden: hij weet wie er ooit een sleutel kreeg, niet wie er gisteren een had.
Dat is geen slordigheid van uw organisatie. Het is de aard van een formulier: het beschrijft een toestand op één dag, en sleutels bewegen elke dag.
Elke uitname is een handtekening
In een intelligente sleutelkast tekent iemand niet één keer voor een sleutel, maar elke keer dat hij hem pakt. Aanmelden gebeurt met een persoonlijke code, een badge of allebei, de kast geeft alleen de sleutels vrij die deze persoon mag meenemen, en legt vast wie, welke en wanneer. Bij het terugbrengen sluit de registratie zich vanzelf.
De overeenkomst verdwijnt daarmee niet: u legt nog steeds vast wie waar recht op heeft, en dat is precies wat u in de software instelt. Wat verdwijnt is het bijhouden. De autorisatie staat op één plek, de werkelijkheid staat ernaast, en die twee lopen niet meer uit elkaar.
Wie meekijkt, moet dat mogen
Een logboek waarin staat wie op welk moment een sleutel pakte, is een bestand met persoonsgegevens van uw medewerkers. Dat mag, en het is in vrijwel elke organisatie goed te verantwoorden, maar het vraagt drie dingen die u beter vooraf regelt dan achteraf.
- Een reden en een grondslag. Beveiliging van gebouwen en eigendommen is er een; leg vast welke u kiest en waarom het systeem daarvoor nodig is.
- Een bewaartermijn. Een logboek dat vijf jaar terugloopt, dient geen doel meer. Bepaal hoe lang u het bewaart en zorg dat het daarna weg is.
- Mensen die het weten. Vertel medewerkers wat er wordt vastgelegd en wie het kan inzien. Is er een ondernemingsraad, dan is een systeem dat gedrag of aanwezigheid van personeel kan volgen instemmingsplichtig; regel dat aan de voorkant, dan is het een formaliteit in plaats van een discussie.
Dit is geen juridisch advies en wij zijn uw functionaris gegevensbescherming niet. Wel is dit het onderwerp waarop invoeringen vastlopen, en het kost een half uur om het goed te doen.
Houd het papier voor wie geen badge heeft
Ook met een kast blijft er een categorie over waar een getekend formulier op zijn plaats is: de sleutel die het pand uit gaat en dagen wegblijft. Een aannemer met een sleutel voor een verbouwing van zes weken, een huurder, een vereniging die het clubgebouw gebruikt. Daar hoort een overeenkomst bij met een einddatum erin, en een aantekening in uw eigen agenda op die datum.
Gaat het om sleutels die vaak en kort naar buiten gaan, dan is een sleutelautomaat het antwoord: een eenmalige code per bezoek, en in het logboek staat wanneer hij is opgehaald en ingeleverd. Geen formulier nodig, omdat er niets langer dan een dagdeel weg is.
Veelgestelde vragen
Hebben jullie een voorbeeld van een sleutelovereenkomst?
De lijst hierboven is de inhoud die u nodig heeft; die kunt u zo overnemen in uw eigen sjabloon. Een kant-en-klaar model geven wij niet, omdat de juridische kant per organisatie en per soort relatie verschilt en wij daar niet voor opgeleid zijn. Wat wij wel doen, is met u doornemen welke sleutels überhaupt nog een formulier nodig hebben zodra er geregistreerd wordt uitgegeven.
Kunnen we de uitgifte digitaal laten ondertekenen?
Dat gebeurt in feite bij elke uitname: de aanmelding met badge of persoonlijke code is de handtekening, en het logboek is het bewijs, met datum, tijdstip en sleutelnummer. Het is te exporteren naar PDF of CSV, dus u kunt het meesturen in een dossier of een audit.
Hoe lang bewaren we zo’n logboek?
Dat bepaalt u zelf, aan de hand van waarvoor u het gebruikt. Wie het alleen gebruikt om incidenten te onderzoeken, heeft aan een paar maanden genoeg; wie moet kunnen aantonen dat een sleutel op een bepaalde dag is uitgegeven, bewaart langer. Leg de termijn vast en houd u eraan, dat is belangrijker dan het exacte getal.
Wat doen we met de sleutels die nu bij mensen liggen?
Die haalt u één keer op, en daarna gaan ze de kast in. Dat moment is meteen de enige goede gelegenheid om te tellen: wat er terugkomt tegenover wat er volgens uw administratie zou moeten terugkomen. Wij plannen die overgang met u in, meestal op een dag dat het rustig is, en richten ondertussen de autorisaties in.