Uw sleutelplan klopt. Weet u ook wie de sleutels heeft?
Meteen duidelijk: wij maken geen sleutelplannen en leveren geen sleutels, cilinders of hang- en sluitwerk. Daar heeft u een sluitwerkleverancier voor. Deze pagina gaat over de vraag die daarna komt en die geen enkel plan beantwoordt: wie heeft sleutel 14 vanmiddag meegenomen? Dát is het deel waar wij van zijn, en hieronder staat waarom het bij bijna elke organisatie misgaat.
Wat er in een sleutelplan staat
Sleutelplan, sluitplan en sluitschema zijn drie woorden voor hetzelfde: een tabel met de cilinders als regels en de sleutels als kolommen, en een kruisje waar een sleutel past. Daaruit volgt wie waar binnenkomt. Een plan kent meestal drie lagen.
- De hoofdsleutel opent alles. Die ligt bij de eigenaar, de beheerder of de bedrijfsleider, en soms bij de brandweer in een sleutelkluis aan de gevel.
- Groepssleutels openen een afdeling, een verdieping of een type ruimte: alle technische ruimtes, alle kleedkamers, alle kantoren van één afdeling.
- Individuele sleutels openen één deur, of de deuren die bij één functie horen.
Zo’n plan wordt gemaakt door uw leverancier van hang- en sluitwerk, en de cilinders worden erop besteld. Het profiel van de sleutel is meestal beschermd, en zolang dat zo is kunt u alleen bijbestellen op vertoon van de bijbehorende pas. De cilinder heeft daarnaast zijn eigen keurmerk, in Nederland het SKG-merk; dat gaat over de cilinder, niet over het plan.
| Ruimte | Hoofdsleutel | Groep techniek | Groep kantoor | Individueel |
|---|---|---|---|---|
| Hoofdingang | ja | ja | ja | ja |
| Serverruimte | ja | ja | nee | nee |
| Meterkast | ja | ja | nee | nee |
| Kantoor 1.04 | ja | nee | ja | ja |
| Archief | ja | nee | ja | nee |
Om misverstanden voor te zijn: wij maken geen sleutelplannen, en wij leveren geen sleutels, cilinders of hang- en sluitwerk. Dat hoort bij de partij die uw sluitsysteem levert, en die kent uw gebouw. Wij komen in beeld bij de vraag die daarna komt en die geen enkel plan beantwoordt: waar zijn die sleutels nu? Daarvoor leveren wij de kluizen, de kasten en de systemen, van een sleutelkluis tot intelligent sleutelbeheer.
Waarom het plan na een jaar niet meer klopt
Op de dag van oplevering klopt alles. Daarna beweegt de organisatie en het plan niet mee. Vier dingen gebeuren in elk gebouw, ongeacht de sector.
- Er komen mensen bij en er gaan mensen weg. Bij een vertrek wordt de laptop teruggevraagd en de sleutel vergeten, want de sleutel staat op niemands afvinklijst.
- Externen krijgen tijdelijk een sleutel: een aannemer, een schoonmaakbedrijf, een installateur voor twee weken onderhoud. Tijdelijk is een woord waar geen datum aan hangt.
- Iemand laat een sleutel bijmaken omdat het praktischer is, en die kopie staat in geen enkel schema.
- Er wordt verbouwd. Twee ruimtes worden er één, er komt een nieuwe cilinder in, en het schema in de map wordt niet bijgewerkt.
Het resultaat is bekend: een sleutelbord met haakjes, een lijst in Excel die niemand bijhoudt, en een gevoel dat er meer sleutels in omloop zijn dan er zijn uitgegeven. Dat gevoel klopt meestal.
Wat een verloren sleutel kost
Niet de sleutel. De cilinders die hij opent. Een sleutel die kwijt is, is pas weer veilig als elke cilinder waar hij in past is vervangen, en omdat die cilinders in een plan zitten moeten alle andere sleutels van diezelfde deuren mee. Daarom loopt de rekening op met de hoogte in het plan, niet met het aantal sleutels.
| Wat er kwijt is | Wat er vervangen moet | Wat dat betekent |
|---|---|---|
| Individuele sleutel van één deur | Eén cilinder, plus nieuwe sleutels voor iedereen die die deur gebruikt | Een middagje werk |
| Groepssleutel van een afdeling | Elke cilinder in die groep, plus alle sleutels die daarin passen | Tientallen cilinders, en een gebouw dat een dag in de war is |
| Hoofdsleutel | Praktisch het hele plan | Een project, met een offerte en een planning |
Reken het eens uit met de prijs van uw eigen cilinder: neem het aantal deuren dat de vermiste sleutel opent, vermenigvuldig dat met de prijs per cilinder, tel de nieuwe sleutels erbij en dan de uren van wie ze komt monteren en uitdelen. Bij een hoofdsleutel op een middelgroot pand komt u zelden onder de prijs van een compleet sleutelbeheersysteem uit.
En wat er in de praktijk gebeurt
De meeste organisaties vervangen niets. Niet omdat het niet nodig is, maar omdat niemand kan aanwijzen welke sleutel precies weg is, wie hem het laatst had en welke deuren hij opende. Zonder dat antwoord is er geen besluit te nemen, dus wordt er geen besluit genomen en blijft het risico staan. Dat is de echte schade van een sleutelplan zonder registratie: niet de kosten van vervangen, maar het niet kunnen kiezen.
Het plan blijft, de administratie gaat de kast in
U hoeft uw sluitplan niet te vervangen. Het blijft precies zoals uw leverancier het heeft gemaakt. Wat verandert, is waar de sleutels hangen en wie ze pakt: in plaats van een bord met haakjes en een map met formulieren hangt elke sleutel aan een eigen hanger in een kast die weet wie ervoor staat.
De kast ontgrendelt alleen de sleutels die deze persoon mag meenemen, legt elke uitname en retour vast, en meldt het als een sleutel te laat is. De vraag “wie heeft de sleutel van de serverruimte” is daarmee geen rondje langs de bureaus meer, maar een zoekopdracht van vijf seconden.
Begin met tellen
Voordat u iets koopt, is er één oefening die altijd loont en niets kost. Leg uw sluitschema naast de sleutels die u kunt vinden, en tel. Hoeveel sleutels horen er te zijn, hoeveel hangen er, en van hoeveel weet u bij wie ze zijn. Het verschil tussen die drie getallen is uw huidige situatie, en het is meestal groter dan verwacht.
Wij doen die telling desgewenst met u mee, op locatie, in een uur of twee. Daar komt uit hoeveel posities u nodig heeft, welke sleutels aan een vergrendelbare hanger moeten en welke niet, en of u genoeg heeft aan één kast. Pas daarna gaat het over een model.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een sleutelplan en een sluitplan?
Niets. Het zijn twee woorden voor dezelfde tabel; sluitschema wordt ook gebruikt. In de praktijk noemt uw leverancier van hang- en sluitwerk het meestal een sluitplan, en noemt de gebruiker het een sleutelplan.
Maakt Marzan Security ook sleutelplannen?
Nee, en wij leveren ook geen sleutels, cilinders of ander hang- en sluitwerk. Het plan en de cilinders komen van uw leverancier van sluitwerk. Wij doen wat daarna komt: bewaren, uitgeven, registreren en innemen van de sleutels die uit dat plan voortkomen. Dat loopt van een gecertificeerde sleutelkluis en een kast met persoonlijke codes tot intelligent sleutelbeheer, een sleutelautomaat en een afstortkluis voor sleutels.
Moeten we onze cilinders vervangen voor een sleutelbeheersysteem?
Nee. Uw sleutels blijven dezelfde sleutels; ze krijgen alleen een hanger met een unieke identiteit. Het systeem zit tussen de organisatie en de sleutel, niet tussen de sleutel en de deur. Dat is meteen de reden dat een bestaand sleutelplan geen bezwaar is.
We hebben maar dertig sleutels. Is dat niet te klein?
Nee, maar het bepaalt wel welke trede bij u past. De kleinste Keycontrol-kast heeft 42 posities; daaronder zijn er een KeyBox met persoonlijke codes en een Traka21 met logboek voor 21 sleutels. De vraag is trouwens niet hoeveel sleutels u heeft maar wat de duurste sleutel opent: één hoofdsleutel van een pand met dertig deuren is een groter risico dan driehonderd sleutels van garageboxen.
En de sleutels die naar buiten moeten, naar een aannemer of een klant?
Die horen niet in een kast binnen. Daarvoor is er de sleutelautomaat: de aannemer haalt zijn sleutel met een eenmalige code uit een kluis aan de gevel, op het moment dat hij er is, en levert hem daar ook weer in. U ziet in het logboek wanneer dat gebeurde. Zie sleutelautomaten.