KeyWin6: wat je als beheerder ziet
KeyWin6 is de software achter Creone Keycontrol. Hierin bepaal je wie welke sleutel mag pakken en wanneer, en hier zie je terug wie hem had. Het draait in de browser, vanaf elke plek, zonder dat er iets geïnstalleerd hoeft te worden. Op deze pagina zie je scherm voor scherm wat je als beheerder in handen krijgt.
In de cloud, zonder installatie
KeyWin6 is een clouddienst van Creone op Microsoft Azure. Op je eigen servers komt niets te staan: de kast maakt alleen een uitgaande verbinding met de dienst, en de beheerder werkt in de browser. Dat scheelt een installatie, een server en een gesprek met IT over poorten die open moeten.
- Versleutelde verbinding, met een SSL-certificaat van DigiCert
- Getest op de OWASP top 10, de lijst van meest voorkomende kwetsbaarheden in webapplicaties
- Elke dag een back-up van je database
- Eén of meer beheerders, elk vanaf de eigen werkplek
- Meerdere kasten op meerdere locaties in dezelfde omgeving, met één gebruikersbeheer en één logboek
Moet alles per se binnen je eigen netwerk blijven, dan is er een on-premise uitvoering. Wat je IT-afdeling verder wil weten, staat bij koppelingen.
Wie mag wat, en wanneer
Elke gebruiker meldt zich bij de kast aan met een persoonlijke code of een pas. In KeyWin6 leg je vast welke sleutels bij die persoon horen. Met veel mensen en veel sleutels werk je met groepen: een groep gebruikers, zoals de schoonmaakploeg, krijgt een groep sleutels, en een nieuwe collega zet je in de groep in plaats van die sleutel voor sleutel te autoriseren.
Een tijdvenster beperkt dat tot bepaalde uren. De schoonmaakploeg kan dan alleen ’s avonds bij haar sleutels; de rest van de dag blijven ze vergrendeld. En elke sleutel krijgt een eigen naam of nummer, zodat er in het logboek “Bus 3” staat en niet “positie 17”.
Het logboek: wie had welke sleutel
Alles wat er gebeurt komt in het logboek: wat er aan de kast gebeurt, en wat een beheerder in KeyWin6 verandert. Je zoekt op gebruiker, e-mailadres, afdeling, sleutel of sleutelnummer, en de resultaten verschijnen terwijl je typt. Met een periode erbij heb je in een paar seconden het antwoord op de vraag wie gisteren tussen twee en vier de sleutel van het magazijn had.
Een alarm staat in rood tussen de andere regels, met wie of wat het veroorzaakte. Welke alarmen de kast geeft, stel je zelf in: een deuralarm, een sleutelalarm, een inbraakalarm. Per soort alarm kies je wie er een e-mail van krijgt. Het logboek exporteer je naar CSV voor Excel, of naar PDF voor een rapport of een audit.
De kast op het scherm
De kastweergave toont elke positie zoals hij in de kast hangt, met de naam van de sleutel en de actuele status. Zo zie je vanaf je bureau welke sleutels er hangen en welke onderweg zijn, en pas je een sleutel aan zonder naar de kast te lopen. Bij meerdere kasten of een kast met meer deuren kies je bovenaan welke je wilt zien.
Vooraf reserveren
Sleutels zijn vooraf te reserveren. Wie donderdagochtend de bestelbus nodig heeft, legt hem nu vast en weet dat hij er dan is. Dat werkt ook voor de vakken van een ValueBox, omdat die in dezelfde omgeving draait.
Reserveer je auto’s en ruimtes al in een ander systeem, zoals Ezbooking, dan hoeft dat niet dubbel: met een koppeling komt de reservering daarvandaan.
Rapportage
Het rapport laat zien hoe de kast gebruikt wordt: welke sleutels het vaakst meegaan, welke gebruikers het vaakst inloggen, en in een grafiek hoeveel uitnames en alarmen er per dag waren.
Daar haal je meer uit dan je zou denken. Sleutels die nooit meegaan, kunnen weg. Eén sleutel waar een hele afdeling op wacht, is een reden voor een tweede. En pieken in de alarmen op een vaste dag zeggen meestal iets over een werkwijze, niet over de kast.
In een half uur zelf aan de slag
KeyWin6 is zo eenvoudig dat je geen cursus van dagen nodig hebt. Na de plaatsing nemen we het in een korte Teams-sessie van een half uur samen met je door, en daarna ga je zelf aan de slag: gebruikers, sleutels, tijdvensters en alarmen zet je in de browser zelf op. Voor onderhoud en storingen blijven wij je aanspreekpunt.
Hoe de kasten zelf werken en welke maat bij je past, staat op intelligent sleutelbeheer.
Veelgestelde vragen
Kan ik KeyWin6 zien voordat ik beslis?
Ja. In onze showroom in Breda zie je een Keycontrol-kast werken voordat je beslist. Neem contact op, dan plannen wij dat samen in.
In welke talen werkt KeyWin6?
Creone noemt onder meer Zweeds, Engels, Fins, Duits, Vlaams en Spaans. De taal is per gebruiker in te stellen, zodat een beheerder in het ene land en een collega in het andere elk in hun eigen taal werken.