Sleutelbeheer in de zorg
In de zorg wisselt de bezetting drie keer per dag, werkt er een flexpool mee die elke week anders is, en hangen aan hetzelfde bord de sleutels van medicijnkasten, cliëntwoningen en dienstauto’s. Dat zijn drie soorten sleutels met drie verschillende risico’s, en één haakje.
De ploegwissel is het moment
Om zeven uur staan er twee diensten tegelijk in de gang. De ene levert in, de andere neemt over, en dat gaat over een bureau heen terwijl er ook nog overgedragen wordt. Wie op dat moment een sleutel aanneemt zonder dat iemand het opschrijft, is niemand aan te rekenen: er is geen tijd voor een formulier en er is geen formulier dat drie keer per dag werkt.
Een intelligente sleutelkast maakt van die overdracht twee losse handelingen van tien seconden. De ene collega brengt terug, de kast ziet het. De andere meldt zich aan met haar badge en pakt wat bij haar dienst hoort. Er hoeft niets besproken, geteld of onthouden te worden, en aan het eind van de week is terug te zien hoe het elke dag is gegaan.
Drie soorten sleutels, drie regels
De kracht zit erin dat niet elke sleutel dezelfde behandeling krijgt. Per positie stelt u in wie hem mag pakken en wanneer.
- Medicijnkasten. Alleen voor wie bevoegd is, en bij een vermissing is er geen discussie over wie er die avond bij kon. De kast weet het, tot op de minuut.
- Cliëntwoningen. Sleutels die het gebouw uit gaan en weer terug moeten. Blijft er een weg, dan is meteen duidelijk welke woning het betreft en wie die route reed.
- Dienstauto’s. Te koppelen aan de reservering, en desgewenst aan een alcoholslot, zodat de sleutel niet vrijkomt voor wie geblazen heeft en boven de waarde zit.
Als er iets gebeurt
Er mist medicatie, een bewoner is in een ruimte geweest waar hij niet hoort, of er is ’s nachts iets uit een kast verdwenen. Dan begint een onderzoek met dezelfde vraag: wie kon erbij. Zonder registratie is het antwoord een reconstructie uit roosters en herinneringen, waar niemand blij van wordt en die zelden tot zekerheid leidt. Met registratie is het een zoekopdracht op sleutel en datum, en een export die in het dossier kan.
Dat werkt twee kanten op, en dat is het argument richting uw team: hetzelfde logboek dat laat zien wie een sleutel had, laat ook zien wie hem níet had. In de praktijk pleit het vaker mensen vrij dan dat het iemand aanwijst.
Omdat het om gegevens van uw medewerkers gaat, hoort daar wel iets bij geregeld te worden: een grondslag, een bewaartermijn en instemming van de ondernemingsraad als die er is. Wat dat inhoudt staat op de pagina over de sleutelovereenkomst, samen met wat er voor externen op papier moet blijven.
Wat een zorgorganisatie meestal kiest
Per locatie één kast bij de teampost, met posities voor de sleutels die dagelijks bewegen, en autorisatie per functie in plaats van per persoon. Dat laatste scheelt het meeste werk: een nieuwe collega in de flexpool krijgt de rechten van haar rol, niet een eigen lijstje. Bij meerdere locaties draaien de kasten onder dezelfde omgeving, zodat de beheerder alles vanaf één plek ziet.
Moet er ook iets overgedragen worden dat geen sleutel is, dan staat er vaak een ValueBox naast: afsluitbare vakken voor medicatie die klaarligt, voor portofoons die per dienst wisselen of voor persoonlijke spullen. Die draait in dezelfde software, met hetzelfde gebruikersbeheer en hetzelfde logboek. En is een systeem met software nog te groot voor uw locatie, kijk dan eerst naar de vier treden: een kast met persoonlijke codes is soms al genoeg.
Laadt u ook accu’s van tilliften, scootmobielen of elektrische fietsen, dan speelt er in hetzelfde gebouw een tweede vraag. Daarover staat alles op Accukluis.nl, en de accukluizen komen uit dezelfde fabriek in Breda.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met de pasjes die onze medewerkers al hebben?
Meestal wel: de kast is aan te sluiten op een kaartlezer of RFID-lezer en te koppelen aan uw toegangscontrole. Welke pas u gebruikt bepaalt of dat direct kan, dus dat kijken we eerst na. Zie koppelingen.
Onze flexpool wisselt wekelijks. Is dat veel beheerwerk?
Niet als u rechten aan een groep hangt in plaats van aan een persoon. Iemand toevoegen aan de groep nachtdienst is één handeling, en daarmee heeft zij dezelfde sleutels als de rest van die groep. Loopt de aanmelding via uw toegangscontrole, dan gebeurt zelfs dat vanzelf.
Hoe zwaar is de kast, en kan hij in de gang?
De wandmodellen wegen 25 tot 70 kilo en hangen aan de muur; de vloermodellen zijn zwaarder. Een kast in een openbare gang is zelden een goed idee, niet vanwege het gewicht maar omdat er dan bezoek bij staat. Wij kijken op locatie mee naar de plek, en dat is een half uur dat zich altijd terugverdient.
Zijn deze kasten inbraakwerend?
Nee, en dat zeggen wij er altijd bij. Een sleutelbeheerkast registreert en autoriseert, maar draagt geen EN-klasse en is dus geen kluis. Moeten medicijnen of opiaten zelf achter een gecertificeerde deur, dan hoort daar een kluis bij; de sleutel daarvan kan wel in de kast hangen.