Sleutelbeheer voor vastgoedbeheer
Een vastgoedbeheerder bewaart sleutels van panden die niet van hem zijn, en geeft ze uit aan mensen die niet bij hem in dienst zijn. Dat is de kern van het probleem: de aansprakelijkheid ligt bij u, de sleutel ligt bij een monteur, en het bewijs dat u het zorgvuldig heeft gedaan ligt nergens.
Honderden panden, tientallen partijen
Bij een beheerder van enige omvang hangen er al gauw meer sleutels dan er medewerkers zijn, en ze gaan naar buiten: naar de installateur voor een storing, naar de schoonmaak, naar de aannemer die een woning tussen twee huurders opknapt, naar de makelaar voor een bezichtiging. Elk van die overdrachten is een moment waarop iemand iets moet opschrijven, en precies daar loopt het stuk.
De schade is zelden een inbraak. De schade is dat u bij een incident niet kunt laten zien wie er binnen kon, en dat u bij een vertrekkende partij niet zeker weet dat alles terug is. Dan blijft er een sleutel in omloop van een pand waar u verantwoordelijk voor bent, en de enige echte oplossing is dan de cilinder vervangen. Wat dat kost, staat op de pagina over het sleutelplan.
Een sleutel met een einddatum
In een intelligente sleutelkast krijgt niet alleen een persoon een recht, maar ook een periode. De monteur die deze week aan de Lindenstraat werkt, kan deze week die sleutel pakken en volgende week niet meer. Dat vervalt vanzelf, zonder dat iemand eraan hoeft te denken, en dat is het verschil met een afspraak die op een formulier staat.
Blijft een sleutel te lang weg, dan is dat een melding en geen ontdekking achteraf. U ziet dezelfde dag wie hem heeft, en één telefoontje is genoeg. De meeste sleutels die nu kwijtraken, raken niet kwijt omdat iemand ze steelt maar omdat niemand ze mist.
De aannemer komt niet tijdens kantooruren
Het tweede probleem is de openingstijd. Een storing is er om zes uur ’s ochtends, een aannemer begint om zeven, en uw kantoor gaat om half negen open. Nu betekent dat: een sleutel meegeven voor de hele klus, of iemand die vroeg opstaat.
Een sleutelautomaat haalt die knoop door. De monteur krijgt een eenmalige code op zijn telefoon, haalt de sleutel bij uw kantoor uit de automaat wanneer hij er is, en levert hem daar in als hij klaar is. U ziet in het logboek wanneer beide gebeurden. De sleutel is dan een dagdeel weg in plaats van een maand, en niemand hoeft ervoor vroeg te komen.
Voor makelaars en bezichtigingen geldt hetzelfde, met één verschil: daar is de bezoeker eenmalig en de code dus ook. Een code per bezichtiging, geldig in een tijdvenster, is beter dan een sleutelkluisje aan de deur waar de code al een jaar hetzelfde is.
Wat een beheerder meestal inricht
Een grote kast op kantoor voor de voorraad, met de sleutels op pandnummer, en autorisatie per medewerker en per externe partij. Daarnaast een automaat aan de buitengevel voor alles wat buiten kantooruren opgehaald wordt. Groeit het aantal panden, dan groeit het systeem mee met uitbreidingskasten onder dezelfde software, zodat het logboek één logboek blijft.
Bij een VvE of een klein kantoor is dat vaak te groot gedacht. Daar is de winst meestal één kast met tachtig posities, en de discipline die ermee meekomt. Wij zeggen het eerlijk als een kleiner model volstaat: een systeem dat te ruim is bemeten, is weggegooid geld en wordt niet beter gebruikt.
Veelgestelde vragen
Kunnen externe partijen zich aanmelden zonder een pas van ons?
Ja. Een persoonlijke code werkt zonder pas, en is per persoon en per periode in te stellen. Voor partijen die vaak komen is een pas praktischer; voor wie één klus doet, is een code genoeg.
Wij beheren panden voor verschillende eigenaren. Kunnen we dat gescheiden houden?
Ja, door met groepen te werken: per eigenaar of per portefeuille een groep sleutels, en per medewerker of partij de groepen die hij mag. In het logboek is per pand terug te zoeken wat er is gebeurd, wat handig is als een eigenaar erom vraagt.
Hoeveel sleutels passen er in één systeem?
De grootste enkele kast heeft 924 posities, en meerdere kasten werken samen onder dezelfde omgeving. Bij honderden panden is het aantal sleutels dus zelden de beperking; de vraag is eerder hoeveel er dagelijks bewegen, want daar hangt de plaatsing van de kast van af.
Moeten we alle sleutels opnieuw labelen?
Elke sleutel komt aan een hanger met een eigen identiteit, dus in feite krijgt hij daarmee zijn label. Dat is een eenmalige klus die u het beste doet op het moment dat u toch aan het inventariseren bent. Wij helpen daarbij en leveren het overzicht waarmee u het bijhoudt.