Sleutelbeheer voor gemeenten
Een gemeente beheert sleutels van gebouwen die van iedereen zijn: sporthallen, dorpshuizen, gemalen, scholen, de werf. Ze gaan naar buitendienstploegen, naar aannemers en naar vrijwilligers van verenigingen, en ze horen ook weer terug te komen. Daar komen de dienstvoertuigen nog bij, en die brengen hun eigen vraag mee.
Zeven uur op de werf
De buitendienst begint vroeg en vertrekt in ploegen. Sleutels van bussen, aanhangers, containers, gemalen en opslagruimtes gaan in twintig minuten allemaal tegelijk de deur uit, meestal via een kast die openstaat omdat het anders niet opschiet. Aan het eind van de dag komt het meeste terug, en wat niet terugkomt merkt iemand pas als het de volgende ochtend gemist wordt.
Met een intelligente sleutelkast blijft het net zo snel gaan, want aanmelden met een pas kost een paar seconden en de kast geeft precies de sleutels vrij die bij die ploeg horen. Het verschil is dat er niets meer openstaat en dat aan het eind van de dag zichtbaar is wat er nog buiten is, zonder dat iemand daarvoor rondloopt.
Dienstvoertuigen en het alcoholslot
Voor een wagenpark van een gemeente is de sleutelkast de plek waar beleid uitvoerbaar wordt. De sleutel komt alleen vrij voor wie erop gereden mag hebben, in het tijdvenster van de reservering, en desgewenst pas nadat er geblazen is: de kast is te koppelen aan een alcoholslot, en boven de ingestelde waarde blijft de sleutel vergrendeld.
Dat is een regel die niemand op de werkvloer hoeft te handhaven en die voor iedereen hetzelfde is, van de nieuwe kracht tot het afdelingshoofd. Bij een incident laat het logboek bovendien zien wie er in welke bus reed, wat bij schade of een boete de eerste vraag is.
De sleutel van de sporthal
Verenigingen, vrijwilligers en huurders van gemeentelijke accommodaties hebben vaak een eigen sleutel, jarenlang, omdat het niet anders kon. Het clubgebouw wordt op dinsdagavond gebruikt door een club die verder niets met de gemeente te maken heeft, en de sleutel ligt sinds 2016 bij iemand thuis.
Een sleutelautomaat maakt daar een uitgifte per gebruik van: een code die geldig is op de avond dat de vereniging er is, en een logboek dat laat zien dat de sleutel is opgehaald en teruggebracht. Voor accommodaties met veel wisselende gebruikers is dat het verschil tussen tientallen sleutels in omloop en nul.
Wat in uw uitvraag hoort te staan
Gaat u offertes vergelijken of een uitvraag opstellen, dan bepalen deze punten of u appels met appels vergelijkt. Wij schrijven ze op omdat wij er zelf beter van worden als er goed gevraagd wordt, niet minder.
- Aantal posities nu en over vijf jaar, en of het systeem daartussen uitbreidbaar is zonder dat de software vervangen moet worden.
- Waar de software draait, wie de gegevens beheert, en of er een on-premise variant bestaat als uw beleid dat vraagt.
- Welke koppelingen kant-en-klaar zijn en welke maatwerk, met de naam en versie van uw eigen systemen erbij in de vraag.
- Certificering, expliciet gevraagd per onderdeel. Vraag welke norm er precies is afgegeven en waarop. Sleutelbeheerkasten dragen in de regel geen EN-klasse, ook de onze niet; een sleutelautomaat kan die wel hebben. Een leverancier die daar vaag over doet, doet dat later ook.
- Service op locatie: wie komt er bij een storing, binnen welke tijd, en is dat de leverancier zelf of een derde partij.
- De kosten na jaar één: licenties, onderhoud, en wat een extra kast of een extra locatie kost.
Laadt u ook accu’s?
Op vrijwel elke gemeentewerf staan inmiddels accu’s van handgereedschap, bladblazers, bakfietsen en scootmobielen te laden, meestal in dezelfde ruimte waar ook de sleutels hangen. Dat is een tweede vraag met een ander antwoord, en het is de reden dat gemeenten ons ook van de accukluizen kennen.
Die kasten zijn door ons ontworpen en ontwikkeld, en alles erover staat op Accukluis.nl. Komt er toch iemand bij u langs, dan kan hij beide vragen in één bezoek beantwoorden.
Veelgestelde vragen
Kunnen meerdere locaties onder één beheer vallen?
Ja. Werf, gemeentehuis en accommodaties draaien onder dezelfde omgeving, met één gebruikersbeheer en één logboek. Per locatie kunt u een eigen beheerder aanwijzen die alleen zijn eigen kasten ziet.
Hoe gaat het met de ondernemingsraad?
Een systeem dat kan laten zien wie wanneer een sleutel pakte, kan gedrag van medewerkers volgen, en daarmee is het instemmingsplichtig. Dat is goed te regelen, en het gaat aanzienlijk makkelijker als u het aan de voorkant voorlegt met een duidelijk doel en een bewaartermijn erbij. Wat daarbij komt kijken staat op deze pagina.
Kan een automaat buiten hangen, in weer en wind?
Ja, daar zijn buitenmodellen voor. Welke u nodig heeft hangt af van de plek, het aantal sleutels en de vraag of er een certificaat bij moet. Zie sleutelautomaten voor de modellen en wat er per model is afgegeven.
Wij hebben nu een sleutelbord en een schrift. Waar beginnen we?
Met tellen. Hoeveel sleutels horen er te zijn, hoeveel hangen er, en van hoeveel weet u bij wie ze zijn. Die drie getallen zijn het gesprek waard, en wij doen die inventarisatie desgewenst met u mee op locatie. Daarna weet u welke omvang u nodig heeft, en dat is de enige basis voor een offerte die klopt.